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VORGEHEN VON DER KLÄRUNG BIS ZUM BETRIEB

So geht Ihr Prozess in Betrieb.

Fachbereich, IT und NEO legen fest, was sich ändern soll, wie der Ablauf getestet wird und wer ihn nach der Abnahme übernimmt.

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SECHS STATIONEN MIT KONKRETEN ERGEBNISSEN

Was in jeder Phase vorliegt.

Bei einem klar abgegrenzten Vorhaben steigen wir direkt in die technische Klärung ein. Bei offenen Fragen ist eine Prozessprüfung separat möglich.

  1. Eignung klären

    Gemeinsam ordnen wir den gewünschten Ablauf, die Fallzahl und das Ziel ein.

    Ergebnis

    Abgegrenzter Vorgang und passender Einstieg.

    Ihr Beitrag und die nächste Entscheidung
    Ihr Beitrag
    Einen typischen Vorgang, die beteiligten Anwendungen und eine Ansprechperson nennen.
    Entscheidung
    Ist der Vorgang konkret genug für die technische Klärung?

  2. Prozess und Systeme prüfen Bei Bedarf

    Bei offenen Fragen ermitteln wir die Ausgangslage und prüfen Standardfunktionen, Schnittstellen und wirtschaftliche Optionen.

    Ergebnis

    Bei gebuchter Prozessprüfung: dokumentierte Ausgangswerte und Entscheidungsvorlage.

    Ihr Beitrag und die nächste Entscheidung
    Ihr Beitrag
    Repräsentative Beispiele bereitstellen und Aufwand sowie Häufigkeit bestätigen.
    Entscheidung
    Kann eine vorhandene Funktion helfen oder lohnt sich eine Umsetzung?

  3. Lösung konzipieren

    Wir vereinbaren Datenflüsse, Zuständigkeiten und Lieferumfang. Ein begrenzter Pilot kann eine offene technische Annahme klären.

    Ergebnis

    Datenfluss, Abnahmekriterien, Preis und vereinbarter Umfang.

    Ihr Beitrag und die nächste Entscheidung
    Ihr Beitrag
    Testzugänge, Datenrechte, zuständige Personen und Freigaben bestätigen.
    Entscheidung
    Stimmen Fachbereich und IT dem Umfang und den Abnahmekriterien zu?

  4. Umsetzen und testen

    Wir bauen den Ablauf in der vereinbarten Umgebung und prüfen Regelfälle, Ausnahmen und Wiederanlauf.

    Ergebnis

    Testbarer Ablauf und dokumentierte Testergebnisse.

    Ihr Beitrag und die nächste Entscheidung
    Ihr Beitrag
    Fälle, Ausnahmen und Entscheidungen mit Ihrem Fachteam prüfen.
    Entscheidung
    Sind alle vereinbarten Fälle für die Abnahme vorbereitet?

  5. Abnehmen und einführen

    Wir prüfen gemeinsam das Ergebnis und stimmen Einführung, Rückfallverfahren und Zugriff ab.

    Ergebnis

    Dokumentierte Abnahme und vereinbarter Start im produktiven Betrieb.

    Ihr Beitrag und die nächste Entscheidung
    Ihr Beitrag
    Der Fachbereich nimmt das Arbeitsergebnis ab. Die IT bestätigt die Betriebsfreigabe.
    Entscheidung
    Ist der Ablauf technisch und fachlich für den Start freigegeben?

  6. Übergeben oder betreiben

    Wir dokumentieren Zuständigkeiten und vergleichen vereinbarte Messwerte mit der Ausgangslage.

    Ergebnis

    Betriebshandbuch und Verantwortung bei Ihrer IT oder vereinbarte NEO-Betreuung.

    Ihr Beitrag und die nächste Entscheidung
    Ihr Beitrag
    Zugänge, zuständige Personen und Verfahren für Störungen und Änderungen übernehmen.
    Entscheidung
    Wer betreibt und wie werden Änderungen freigegeben?

ZUSAMMENARBEIT UND ZUSTÄNDIGKEIT

Fachbereich, IT und NEO arbeiten am selben Ablauf.

Bei Bedarf setzen wir ein FDE-Modell ein. Eine technische Ansprechperson arbeitet eng mit Ihrem Fachteam, testet an echten Vorgängen und verantwortet die vereinbarte Lieferung auf NEO-Seite.

IHR FACHBEREICH

Ergebnis und Freigaben

Legt Regeln, Prioritäten und Ausnahmen fest. Prüft, ob das Ergebnis im Tagesgeschäft weiterhilft.

IHRE IT

Systeme und Zugänge

Klären Schnittstellen, Testumgebung, Berechtigungen und die betriebliche Freigabe. Entscheidet über den späteren Betrieb.

NEO

Integration und Lieferung

Übernimmt den vereinbarten technischen Umfang, legt Testfälle offen und dokumentiert Übergabe und Störungswege.

Besetzung, Termine vor Ort oder remote sowie Zugriffs- und Entscheidungsrechte werden vor Projektstart vereinbart.

BEISPIEL FÜR EINE ABNAHME

Vom Postfach zum Angebotsentwurf.

Der Vertrieb soll aus einer Kundenanfrage einen prüfbaren Entwurf im CRM erhalten. Er entscheidet über Preis und Versand.

Beispiel im Process Studio testen
Regelfall
Ein eindeutiges Kundenkonto ergibt einen Entwurf mit Quelle und verknüpfter Anlage.
Klärfall
Eine fehlende Zuordnung geht mit Begründung an den Vertrieb. Die Übergabe bleibt bis zur Freigabe offen.
Systemausfall
Ein fehlgeschlagener Abruf bleibt nachvollziehbar. Beim Wiederanlauf entsteht kein zweiter Entwurf.
Wirkung
Das Team vergleicht Bearbeitungszeit pro Fall und Rückfragen mit der dokumentierten Ausgangslage.

ÜBERGABE UND TECHNISCHER BETRIEB

Zuständigkeiten stehen vor dem Start fest.

Wir vereinbaren, wer Zugriff verwaltet, Alarme bearbeitet und Änderungen freigibt. Die Inbetriebnahme umfasst die für Ihren Ablauf vereinbarten Übergabeunterlagen.

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VOR PROJEKTSTART

Was Ihr Team vorbereiten kann.

Was brauchen Sie im Erstgespräch?

Einen typischen Vorgang, die beteiligten Anwendungen und das gewünschte Ergebnis. Für die technische Prüfung vereinbaren wir anschließend einen geeigneten Weg für Beispieldaten und Zugänge.

Was passiert, wenn eine Schnittstelle fehlt?

Wir prüfen, ob eine bestehende Funktion, ein verlässlicher Datenaustausch oder ein kleinerer Projektumfang passt. Danach entscheiden Sie mit den bekannten Grenzen über die Umsetzung.

Wie kann unsere IT den Ablauf später übernehmen?

Wir vereinbaren vor dem Start, welche Konfiguration, Dokumentation und Zugänge übergeben werden. Bei einem Wechsel prüfen wir zusätzlich Export, Lizenzen und die Ablösung externer Zugriffe.

Wie werden Änderungen am Umfang behandelt?

Neue Anforderungen werden gemeinsam bewertet. Auswirkungen auf Preis, Termine und Abnahme legen wir offen, bevor sich der beauftragte Umfang ändert.

IHR ERSTER SCHRITT

Welcher Ablauf soll als Nächstes in Betrieb gehen?

Beschreiben Sie das Ziel, die beteiligten Systeme und wer den Ablauf im Alltag nutzt.

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