Servicepostfach
01 · Eingang
Wartungsanfrage AN-1048„Bitte Wartungsangebot bis Freitag. Anlage K-419.“
SYSTEMINTEGRATION FÜR DEN MITTELSTAND
Wie viel Marge kostet Sie die Abwicklung Ihrer Aufträge?
Anfragen bleiben liegen. Daten werden mehrfach erfasst. Freigaben und Rechnungen verzögern sich.
NEO verbindet Ihr ERP, CRM und Ihre Buchhaltung. Wir automatisieren wiederkehrende Übergaben, damit Anfragen, Aufträge und Rechnungen schneller zur richtigen Stelle gelangen.
- Bestehende Systeme nutzen
- Freigaben im Fachteam behalten
- Gemeinsam in Betrieb nehmen
NEO PROCESS STUDIO · ARBEITSANSICHT
Kundenanfrage zum Angebotsentwurf
CRM
02 · Abgleich
Kundenakte KT-108Konto und Anlage K-419 eindeutig zugeordnet.
CRM
03 · Übergabe
AngebotsentwurfElbtechnik · Anlage K-419 · Prüfung durch Vertrieb
Heutigen Ablauf mit Zielbild vergleichen
| Heutiger Ablauf | Mit NEO |
|---|---|
| Kundenanfrage im Postfach lesen | Angaben aus E-Mail und PDF erfassen |
| Kundenakte und Anlage suchen | Kunde und Anlage im CRM zuordnen |
| Angebot zur Prüfung vorbereiten | Angaben nach Ihren Regeln zur Freigabe vorbereiten |
Angebotsentwurf mit Kunde, Anlage und Frist
Ihr Vertrieb prüft Preis und Leistungsumfang und gibt das Angebot zum Versand frei.
Arbeitsergebnis ansehen
Lokale Simulation mit fiktiven Daten und nachgebildeten Oberflächen.
Anfrage ansehen
„Bitte Wartungsangebot bis Freitag. Anlage K-419.“
VON DER ANFRAGE BIS ZUR ZAHLUNG
Wo bleibt Ihr nächster Vorgang hängen?
Wählen Sie eine Station. Jede führt zu einem konkreten Beispiel für die Übergabe an das nächste Team oder System.
Daten werden doppelt erfasst.
Aus der E-Mail kommen geprüfte Angaben direkt in den Angebotsentwurf.
Beispiel im Vertrieb ansehen ↗Freigaben verzögern die Abrechnung.
Leistung, Auftrag und Abnahme stehen gemeinsam zur Prüfung bereit.
Abrechnung durchspielen ↗Belege liegen in mehreren Systemen.
Eine Fallakte bündelt Kundenanliegen, Auftrag und Lieferbeleg.
Fallakte im Beispiel öffnen ↗TECHNISCHER SERVICE · GROSSHANDEL · B2B-DIENSTLEISTUNGEN
Welche Abläufe möchten Sie verbessern?
Vom Postfach ins CRM, vom Service in die Buchhaltung und vom Einkauf zum Kundenauftrag. Entdecken Sie, was an jeder Übergabe ankommt.
01 · ANFRAGEN UND ANGEBOTE
Anfragen schneller in Angebote überführen.
E-Mail, Kundendaten und Produktangaben laufen im CRM zusammen. Ihr Vertrieb prüft den vorbereiteten Entwurf.
Was Ihr Team erhält Einen Angebotsentwurf mit den zugeordneten Angaben oder eine konkrete Rückfrage.
Anfrage bis Angebot durchspielen02 · AUFTRAGSABWICKLUNG
Bestätigte Angebote in Aufträge überführen.
CRM, ERP und Auftragsverwaltung geben Auftragsdaten, Zuständigkeit und Termine aneinander weiter.
Was Ihr Team erhält Einen prüfbaren Auftrag mit eindeutiger Referenz und nächster Aufgabe.
Auftragsabwicklung ansehen03 · LEISTUNG UND ABRECHNUNG
Leistungen vollständig abrechnen.
Servicebericht, Auftragsdaten und Freigabe gehören beim Abrechnen zusammen.
Was Ihr Team erhält Einen Entwurf mit zugeordnetem Leistungsnachweis oder eine gezielte Rückfrage.
Serviceauftrag durchspielen04 · EINKAUF UND LIEFERZUSAGEN
Lieferänderungen früh bearbeiten.
Lieferantenmail, Bestellung und Kundenauftrag werden miteinander abgeglichen.
Was Ihr Team erhält Den betroffenen Kundenauftrag, die Terminabweichung und die zuständige Person.
Betroffenen Auftrag im Beispiel finden05 · EINGANGSRECHNUNGEN UND ZAHLUNGEN
Rechnungen und offene Posten zuordnen.
ERP, Buchhaltung und Bankdaten verbinden Belege, Zahlungen und Klärfälle.
Was Ihr Team erhält Einen geprüften Vorschlag mit Belegreferenzen und zuständiger Stelle.
Rechnung und Zahlung ansehen06 · KUNDENSERVICE & REKLAMATIONEN
Reklamationen zügig abschließen.
Nachricht, Bestellung und Lieferschein stehen zusammen im Serviceticket. Das Team prüft den Vorgang und dokumentiert seine Entscheidung.
Was Ihr Team erhält Eine vollständige Fallakte mit Zuständigkeit und nächstem Schritt.
Reklamation durchspielen07 · DOKUMENTE UND WISSEN
Angaben aus Dokumenten nutzbar machen.
E-Mails, PDFs und Dokumentenablagen liefern Angaben für den nächsten Arbeitsschritt.
Was Ihr Team erhält Übernommene Felder mit Quelle und gezielten Rückfragen.
Dokumentenablauf ansehen08 · STAMMDATEN UND SYSTEMABGLEICH
Kunden- und Artikeldaten konsistent halten.
CRM, ERP und Fachsoftware gleichen Datensätze anhand vereinbarter Regeln ab.
Was Ihr Team erhält Ein Protokoll der Abweichungen und zu prüfenden Änderungen.
Systemabgleich ansehenIhre vorhandene Software besser nutzen.
Vorhaben besprechen
Wir prüfen vorhandene Funktionen und ergänzen die Schnittstellen und Regeln, die Ihren Ablauf weiterbringen.
FÜNF LEISTUNGEN
Was wir für Ihren Ablauf umsetzen.
Die Umsetzung richtet sich nach Ihrer Aufgabe. Wir nutzen vorhandene Funktionen und ergänzen, was für einen durchgängigen Ablauf fehlt.
- SystemintegrationERP, CRM und Buchhaltung tauschen die benötigten Daten aus.
- ProzessautomatisierungRegeln, Status und Freigaben steuern den nächsten Arbeitsschritt.
- KI-IntegrationDokumente und E-Mails liefern prüfbare Felder mit Quellen.
- Individuelle SoftwareFehlende Prüf- und Freigabefunktionen ergänzen Ihre Anwendungen.
- Technischer BetriebÜberwachung, Wiederanlauf und Änderungen erhalten klare Zuständigkeiten.
WEITERE FÄLLE MIT BEISPIELDATEN
Sehen Sie, wie aus einem Vorgang ein Ergebnis wird.
Spielen Sie typische Vorgänge aus Service, Vertrieb und Einkauf mit Beispieldaten durch.
- Anfrage bis Angebotsentwurf
Der Vertrieb sieht Kunde, Anlage und Angebotsfrist zusammen im CRM.
Anfrage durchspielen ↗ - Kundenanliegen bis Servicevorgang
Auftrag und Lieferbeleg stehen mit dem Antwortentwurf im Ticket.
Reklamation durchspielen ↗ - Rechnung und Bestellung abgleichen
Die Buchhaltung erhält einen Vorschlag mit den zugehörigen Belegen.
Bestellung abgleichen ↗
SYSTEME UND SCHNITTSTELLEN
Wir verbinden die Systeme, die Sie bereits nutzen.
Beispiele gängiger Anwendungen. Ob und wie sie sich verbinden lassen, prüfen wir anhand Ihrer Version, Schnittstellen und Berechtigungen.
- ERP & WarenwirtschaftSAP Business One · Dynamics 365 Business Central · JTL
- CRM & VertriebHubSpot · Salesforce · Dynamics 365 Sales
- Buchhaltung & DokumenteDATEV · Lexware Office · sevDesk · Microsoft 365
PRÜFBARE EINFÜHRUNG UND ÜBERGABE
Ihr Team behält die Kontrolle.
Die Software erkennt Angaben und ordnet sie dem richtigen Vorgang zu. Preise und Berechtigungen folgen Ihren Regeln. Ihr Team gibt verbindliche Aktionen frei.
KI in Betrieb bringen ↗- Die Quelle bleibt sichtbar
- Ihr Team kann jede vorgeschlagene Angabe am zugehörigen Beleg prüfen.
- Ihr Team entscheidet bei Ausnahmen
- Wir legen fest, wer bei Widersprüchen prüft und wer etwa einen Versand oder eine Buchung freigibt.
- Ein Auftrag bleibt eindeutig zugeordnet
- Wir testen wiederholte Eingänge und den Wiederanlauf, bevor Ihr Team die Verarbeitung freigibt.
SO ARBEITEN WIR ZUSAMMEN
Von der konkreten Aufgabe zum produktiven Ablauf.
Sie wissen vor dem Start, was wir verbessern, wer entscheidet und woran Sie das Ergebnis messen.
- 01 / ERSTGESPRÄCH
Vorhaben einordnen
Wir besprechen den wiederkehrenden Vorgang, die beteiligten Systeme und das gewünschte Ergebnis. Das Gespräch ist unverbindlich.
- 02 / MACHBARKEIT
Den passenden Ablauf auswählen
Wir erfassen den heutigen Aufwand, prüfen vorhandene Funktionen und legen mit Ihnen fest, welche Verbesserung sich messen lässt.
- 03 / UMSETZEN UND TESTEN
Ihre Systeme gezielt verbinden
Wir verbinden die beteiligten Programme. Ihr Team prüft Entwürfe, Rückfragen und Freigaben anhand typischer Vorgänge und Ausnahmen.
- 04 / ABNAHME UND BETREUUNG
Im Betrieb Wirkung sehen
Sie erhalten dokumentierte Freigaben und Zuständigkeiten. Nach der Einführung vergleichen wir Bearbeitungszeit, Qualität und laufende Kosten.
EINSTIEG UND BEAUFTRAGUNG
Wählen Sie den Einstieg, der zu Ihrem Vorhaben passt.
Im kostenfreien Erstgespräch klären wir den Ablauf, Ihre Systeme und den passenden nächsten Schritt.
- Direkt umsetzen
Umfang und Preis nach Prüfung der Schnittstellen und Abnahmebedingungen.
Umsetzung ansehen ↗ - Prozessprüfung ab 2.900 € netto
Optional, wenn Wirtschaftlichkeit oder Machbarkeit für einen Ablauf offen sind.
Prozessprüfung ansehen ↗ - Betrieb vereinbaren
Übergabe an Ihre IT oder separate technische Betreuung durch NEO.
Betrieb und Übergabe ansehen ↗
ÜBER NEO AUTOMATION
Gemeinsam mit Fachbereich und IT.
Wir arbeiten mit Unternehmen, die bestehende Anwendungen besser zusammenarbeiten lassen möchten. Vor dem Start vereinbaren wir den Umfang, die technische Verantwortung und die Kriterien für die Abnahme.
Unsere Prozessbeispiele zeigen die Arbeitsweise anhand synthetischer Vorgänge. Die Umsetzung wird auf Ihre Systeme, Ihre Regeln und die verfügbaren Zugänge abgestimmt.
Anbieterangaben ansehenVOR DER UMSETZUNG
Häufige Fragen aus dem Betrieb
Können wir unsere Programme weiterverwenden?
Wir prüfen zuerst, welche Funktionen, Schnittstellen oder Exporte Ihre Programme bieten. Daraus ergibt sich, was sich weiterverwenden lässt und wo Änderungen nötig sind.
Wann hilft KI in einem Ablauf?
Zum Beispiel wenn Angaben aus unterschiedlich formulierten E-Mails oder Berichten erkannt werden müssen. Für feste Regeln wie einen Terminvergleich verwenden wir eine eindeutige Prüfung.
Wie messen wir, ob sich der Aufwand lohnt?
Wir unterscheiden nachfakturierten Deckungsbeitrag, vermiedene echte Personalkosten und Finanzierungsvorteile aus schnellerer Zahlung. Freigesetzte Stunden sind nicht automatisch Einsparungen. Lizenz-, Betriebs- und Kontrollkosten rechnen wir mit. Mit eigenen Annahmen rechnen
Bleiben unsere Daten in Deutschland oder der EU?
Wir prüfen zuerst die eingesetzten Dienste, Verarbeitungsorte und Verträge. Ob eine Verarbeitung in der EU möglich ist, hängt von den eingesetzten Diensten und ihren Einstellungen ab. Zugriffsrechte, Auftragsverarbeitung und Löschregeln klären wir mit Ihrer IT.
IHR ERSTER ABLAUF
Welchen Ablauf möchten Sie verbessern?
Schildern Sie den Vorgang und die beteiligten Programme. Im Erstgespräch klären wir, ob eine Standardfunktion hilft oder sich eine gezielte Integration lohnt.